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档案管理立新异,行管骄子树新风——记15级行管本一班区档案馆第二次实践

为了提高同学们的档案检索技巧和能力,把课堂理论学习应用到实践当中,档案管理李小玲老师于2018年6月7日下午14:00组织15级行管本一班全体同学前往广西壮族自治区档案馆进行课程内容的第二次实践活动。与第一次档案管理课程实践活动不同的是,本次实践活动是以同学们操作为主,参观为辅,这样安排的目的就是强化同学们的动手操作能力和理论联系实际能力,只有在自己动手实操的时候,自身的感悟和收获才是巨大的。

(15行管本一班全体同学在区档案馆前合影)

本次实践活动分为三大板块,内容如下:

第一,在档案馆查阅中心进行档案信息检索学习。

(档案馆岗员指导同学们进行档案信息检索)

在档案馆岗员的细心讲解之下,同学们对于广西壮族自治区档案馆的网上信息检索操作有了更为深刻的了解。在档案馆岗员的指导下,同学们分别上机进行实操,检索了广西壮族自治区公开的档案,档案内容除了人事档案外,还囊括了声像档案、照片档案等。

第二,在档案馆数字化中心学习档案数字化的业务流程。

(同学们参观区档案馆数字化中心)

档案数字化业务流程包括档案预处理、档案数字化加工与转换、档案信息处理、档案信息组织、档案信息储存、档案信息服务、档案信息维护等。信息化时代的背景下,档案管理的数字化、信息化成为档案管理中不可或缺的一部分。档案管理数字化有利于用户的查询和利用,提升文件处理流程的效率以及档案原件的保护。在参观区档案馆数字化中心的过程中,同学们接触到了数字化加工技术的扫描技术,严谨的工作技术与流程让同学们赞叹不已。

第三,在档案库房中深入了解库房的环境管理以及档案的案卷排列、案卷编号、卷内目录以及档号。

(档案库房管理员为同学们答疑解惑)

库房的环境管理是档案库房管理的重要内容,主要包括形成并维护库房中适宜档案保管的环境。通过库房管理员的讲解,我们了解到广西壮族自治区档案馆已经将库房管理系统一体化的应用贯穿库房环境管理的始终,在库房温湿度的控制、“十防”措施确保档案的安全、定期与不定期的库房检查的各方面工作中都做得十分出色。另外,库房管理员给同学们介绍,国家最新出台关于档案保管期限的文件中提到,原本档案保管期限分为“永久、长期和短期”的要求,已经修改为档案保管期限为“永久与定期”,“定期”的保管期限分为30年与10年。并且,库房管理员也给同学们详细讲解案卷排列、案卷编号、卷内目录以及档号。档案馆中的卷号、页号与全宗号、案卷目录号是一样的,一经确定之后是不能随意改动的。库房管理员讲解的内容多为“干货”,很有现实意义,同学们在倾听讲解的过程中获益匪浅。

(同学们在认真翻阅档案)

此次区档案馆的第二次班级实践活动是大多数同学的诉求,同学们都希望能在各种实践活动中提升自己各方面的能力。相比第一次的区档案馆实践,本次同学们的实践过程显得轻车熟路、得心应手,因为每个人都知道自己在哪个方面存在短板,需要为之而努力奋斗,所以每位同学在实践之前都明确了学习目标,争取在有限的实践时间里汲取最大的知识面。